Guida operativa · Processo SMS

Corrective and Preventive Action (CAPA)

L'azione che chiude davvero il cerchio: che cosa richiede realmente il Codice ISM — l'azione correttiva della Sezione 9 — e da dove viene invece il ciclo CAPA che molte Compagnie adottano.

ISM CodeCAPAroot cause analysismiglioramento continuo

Spiegazione operativa

Ciò che il Codice ISM richiede è l'azione correttiva. La Sezione 9.2 impone alla Compagnia di stabilire «procedures for the implementation of corrective action» in risposta a non conformità, incidenti e situazioni pericolose: l'azione che elimina la causa di una non conformità già identificata.

La preventive action non compare nel Codice ISM, e nemmeno l'acronimo CAPA. Entrambi provengono dalla prassi dei sistemi qualità — la ISO 9001 — che a sua volta ha eliminato la preventive action nella revisione 2015, sostituendola con il risk-based thinking. Molte Compagnie gestiscono comunque nel proprio SMS un ciclo combinato NC / azione correttiva / azione preventiva, ed è legittimo e spesso utile: quello che conta è sapere che si tratta di una scelta della Compagnia costruita su un modello di gestione qualità, non di un requisito del Codice. L'auditor verificherà l'azione correttiva rispetto alla Sezione 9; il resto lo verificherà rispetto alla procedura della Compagnia, se la Compagnia se l'è data.

Una CAPA ben fatta non si limita a "risolvere il sintomo": affronta la causa radice, ha un responsabile, una scadenza e — punto spesso trascurato — una verifica di efficacia a distanza di tempo.

Riferimento normativo

ISM Code, Sezione 9.2: la Compagnia deve stabilire procedure per l'implementazione dell'azione correttiva, comprese le misure volte a prevenirne la ripetizione. Da leggere insieme al par. 1.2.2.2 ("assess all identified risks to its ships, personnel and the environment and establish appropriate safeguards"), che è l'obbligo del Codice in materia di rischio. La preventive action e l'acronimo CAPA appartengono alla ISO 9001 e alle procedure qualità delle Compagnie, non al Codice ISM.

Campo di applicazione

L'azione correttiva si applica a ogni non conformità, incidente e situazione pericolosa, a bordo e negli uffici a terra della Compagnia. Dove la Compagnia ha adottato nel proprio SMS un ciclo CAPA completo, il ramo preventivo copre anche i rischi identificati come potenziali — come impegno che la Compagnia si è assunta e sul quale sarà verificata rispetto alla propria procedura.

Procedura / Come si compila

Definire l'azione a partire dalla causa radice identificata nell'analisi della NC, non dal sintomo osservato.
Assegnare un responsabile chiaro e una scadenza realistica per l'implementazione.
Distinguere se l'azione è correttiva (su una NC già accaduta) o preventiva (su un rischio identificato ma non ancora manifestato).
Implementare l'azione e documentarne l'attuazione (es. modifica di una procedura, formazione, intervento tecnico).
Verificare l'efficacia dell'azione a distanza di tempo definito, prima di considerare la CAPA chiusa.
Se la verifica mostra che il problema persiste, riaprire l'analisi e ripianificare l'azione.

Esempio pratico

Esempio: NC per bilancio sludge incoerente. Causa radice: assenza di un modulo dedicato alla registrazione dei trasferimenti interni tra tank. Azione correttiva: introduzione di un modulo dedicato nel PMS. Verifica di efficacia: dopo 2 mesi, bilancio sludge verificato coerente su tutte le registrazioni. CAPA chiusa.

Cosa va tipicamente storto

Un errore frequente riscontrato negli audit di certificazione è la chiusura prematura delle CAPA, senza attendere il tempo necessario per verificarne l'efficacia: la NC viene formalmente chiusa, ma il problema di fondo si ripresenta pochi mesi dopo, generando una nuova NC sullo stesso argomento — segnale che gli auditor riconoscono immediatamente come debolezza sistemica del SMS.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Azione correttiva che affronta il sintomo, non la causa radice	La NC si ripresenta in forma simile	Usare tecniche strutturate di root cause analysis (5 Whys, diagramma causa-effetto)
Nessuna verifica di efficacia programmata	Impossibile sapere se l'azione ha davvero funzionato	Fissare sempre una data di verifica, anche a distanza di mesi
Procedura SMS della Compagnia non seguita dove prevede un ramo preventivo	Rischi identificati ma non ancora manifestati restano senza mitigazione	Trattare le azioni preventive con la stessa disciplina di quelle correttive

Cosa controlla il PSCO

Gli auditor di certificazione e, indirettamente, i Port State Control Officer (PSCO) valutano la qualità delle CAPA come indicatore della maturità del SMS: azioni generiche, senza responsabile o senza verifica di efficacia, sono tra le osservazioni più comuni negli audit esterni.

Suggerimenti operativi

Non chiudere mai una CAPA lo stesso giorno in cui l'azione viene implementata: serve tempo per verificarne l'efficacia.
Distingui esplicitamente correttivo da preventivo nella registrazione, per facilitare l'analisi dei trend al Management Review.
Coinvolgi chi ha segnalato la NC/il Near Miss nella verifica di efficacia: spesso è la persona più indicata per valutare se il problema è davvero risolto.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

Causa radice identificata (non solo il sintomo)
Responsabile e scadenza assegnati
Azione implementata e documentata
Verifica di efficacia programmata e condotta
Esito della verifica registrato prima della chiusura formale

FAQ

Qual è la differenza tra azione correttiva e preventiva?

La correttiva elimina la causa di una NC già accaduta; la preventiva elimina la causa di una NC potenziale, identificata prima che si manifesti realmente.

Quanto tempo deve passare prima di verificare l'efficacia di una CAPA?

Non c'è un termine fisso nel Codice ISM: dipende dalla natura dell'azione. La prassi è definire l'intervallo di verifica già al momento della pianificazione dell'azione, in modo proporzionato al rischio.

Una CAPA può restare aperta oltre l'audit esterno?

Sì, se l'azione richiede tempi più lunghi (es. intervento tecnico in dry dock); l'importante è che lo stato di avanzamento sia documentato e comunicato all'auditor.

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