Guida operativa · Certificazione e survey

Document of Compliance (DOC) e Safety Management Certificate (SMC)

I due certificati che rendono tangibile la conformità ISM: cosa attestano, chi li rilascia, quando vanno rinnovati e cosa succede se scadono o vengono sospesi.

ISM CodeDOCSMCcertificazionesurvey

Spiegazione operativa

Il Document of Compliance (DOC) è rilasciato alla Compagnia e attesta che il suo Safety Management System è stato verificato conforme al Codice ISM; è una condizione necessaria affinché la Compagnia possa gestire navi soggette all'Annesso ISM. Il Safety Management Certificate (SMC) è rilasciato a ciascuna nave e attesta che opera in conformità al SMS approvato della Compagnia titolare del DOC.

I due certificati sono collegati ma distinti: una nave non può avere un SMC valido se la Compagnia che la gestisce non ha un DOC valido per quel tipo di nave.

Riferimento normativo

ISM Code, par. 13 (Certification, Verification and Control) e SOLAS Cap. IX: DOC rilasciato dalla Flag Administration (o ente riconosciuto) alla Compagnia dopo audit esterno; SMC rilasciato alla singola nave dopo verifica di conformità al SMS della Compagnia.

I due certificati non hanno lo stesso regime di verifica, e confonderli è l'errore più costoso di questa scheda. Il DOC è soggetto a verifica annuale (§13.4): «The validity of a Document of Compliance should be subject to annual verification … within three months before or after the anniversary date». L'SMC è soggetto ad almeno una verifica intermedia (§13.8): «If only one intermediate verification is to be carried out and the period of validity of the Safety Management Certificate is five years, it should take place between the second and third anniversary date». Una cadenza annuale con finestra di ±3 mesi da un lato; un solo appuntamento in un intervallo continuo di dodici mesi dall'altro.

La conseguenza che rende la distinzione operativa. Il §13.5 dispone che il DOC sia ritirato quando la verifica annuale «is not requested» o in presenza di non conformità maggiori. E il §13.5.1 aggiunge la parte che di solito nessuno ha letto: «All associated Safety Management Certificates and/or Interim Safety Management Certificates should also be withdrawn if the Document of Compliance is withdrawn». Una verifica annuale del DOC non richiesta in ufficio fa cadere gli SMC di tutte le navi della Compagnia, ciascuna delle quali era perfettamente in regola. Il §13.9 è la disposizione speculare, e riguarda il solo SMC: ritiro se la verifica intermedia del §13.8 non viene richiesta.

Campo di applicazione

Ogni Compagnia e ogni nave soggetta a SOLAS Capitolo IX, che distingue le categorie invece di appiattirle: navi passeggeri, compresi i mezzi veloci da passeggeri; petroliere, chimichiere, gasiere, navi da carico alla rinfusa e mezzi veloci da carico di stazza pari o superiore a 500 GT; altre navi da carico e unità mobili di perforazione offshore (MODU) di stazza pari o superiore a 500 GT. Restano fuori dal capitolo le navi di Stato impiegate esclusivamente per servizi non commerciali. Estensioni possibili secondo la normativa di bandiera.

Procedura / Come si compila

Verificare la validità e le date di scadenza di DOC (Compagnia) e SMC (nave), e tracciarne le verifiche periodiche con due scadenzari diversi: per il DOC una verifica ogni anno, nella finestra di ±3 mesi dalla data anniversario; per l'SMC una sola verifica intermedia, da collocare fra la seconda e la terza data anniversario.
Programmare l'audit esterno di rinnovo con sufficiente anticipo, includendo la revisione dei risultati di audit interni e Management Review.
Preparare evidenza documentale: registro NC/CAPA, verbali di Management Review, programma di audit interno, formazione dell'equipaggio.
Affrontare eventuali NC rilevate durante l'audit esterno con CAPA tempestive, per evitare la sospensione del certificato.
Tenere a bordo la copia prescritta del DOC della Compagnia e l'SMC valido della nave, con le eventuali convalide: il §13.6 del Codice — introdotto dalla ris. MSC.104(73) — chiede che una copia del DOC sia posta a bordo perché il Comandante possa esibirla, e precisa che quella copia non deve essere autenticata né certificata, mentre l'SMC è il certificato rilasciato alla nave e si porta come tale (o l'Interim corrispondente, se applicabile). Se l'Amministrazione accetta i certificati statutari in forma elettronica, vale il regime che essa prescrive.

Esempio pratico

Il DOC non è «soggetto ad audit intermedio tra il secondo e il terzo anno»: quella finestra appartiene al solo SMC.

Esempio di scadenzario, per un DOC e un SMC rilasciati lo stesso giorno con validità quinquennale. DOC: verifica annuale quattro volte, una attorno a ciascuna delle prime quattro date anniversario, ogni volta in una finestra larga sei mesi (tre prima e tre dopo); rinnovo entro il quinto anniversario. SMC: una sola verifica intermedia, da collocare in un punto qualsiasi dei dodici mesi compresi fra la seconda e la terza data anniversario; rinnovo entro il quinto anniversario. Quattro appuntamenti da una parte, uno dall'altra: sono due righe diverse del calendario survey, non una riga sola con due nomi.

Cosa va tipicamente storto

La mancata presentazione di DOC o SMC validi, o la scoperta di NC maggiori non risolte durante un audit esterno, può portare alla sospensione del certificato: una nave con SMC sospeso o scaduto è tipicamente considerata dai Port State Control Officer (PSCO) come un fattore di rischio molto elevato, con alta probabilità di detention immediata.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Verifiche periodiche di DOC e SMC trattate come se avessero la stessa cadenza, applicando al DOC la finestra intermedia dell'SMC	Il Codice non dice che il certificato decade da solo: il §13.5 prevede il ritiro del DOC quando la verifica annuale non viene richiesta, il §13.9 il ritiro dell'SMC quando non viene richiesta quella intermedia. Entrambe le omissioni sono detainable deficiencies (A.1206(34), App. 2, §5 «Areas under the ISM Code»): voce .8 «Evidence of the DOC annual verification is not available on board» e voce .4 «The SMC intermediate verification is overdue»	Tenere due righe distinte nel calendario survey: quattro finestre annuali per il DOC, una sola finestra intermedia per l'SMC
Copia di DOC/SMC a bordo non aggiornata dopo un rinnovo	Deficiency PSC per documentazione non coerente	Verificare che la copia a bordo sia sempre l'ultima versione valida, sostituita immediatamente dopo ogni rinnovo
NC maggiori rilevate in audit esterno non affrontate entro i tempi richiesti	Rischio di sospensione del certificato	Trattare le NC da audit esterno con priorità massima e CAPA verificate rapidamente

Cosa controlla il PSCO

I PSCO verificano sempre la validità di DOC e SMC (o delle relative copie/Interim a bordo) come parte dei controlli documentali di base; un certificato scaduto, sospeso o mancante è tra le cause più dirette di detention.

Suggerimenti operativi

Inserisci le verifiche periodiche di DOC e SMC nello stesso calendario usato per i certificati statutory, non in un registro separato — ma su due righe distinte: il DOC ha quattro appuntamenti annuali, l'SMC uno solo.
La verifica annuale del DOC si fa in ufficio, e la sua omissione non si vede a bordo finché non arriva il PSCO: la voce .8 dell'Appendice 2 chiede che l'evidenza della verifica annuale del DOC sia disponibile a bordo. Una Compagnia in regola con una copia non aggiornata sulla nave produce comunque la carenza.
Aggiorna immediatamente la copia a bordo di DOC/SMC dopo ogni rinnovo o audit esterno.
Dai priorità assoluta alle CAPA collegate a NC rilevate durante un audit esterno di certificazione.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

DOC della Compagnia valido e coerente con i tipi di nave gestiti
SMC della nave valido, con copia aggiornata a bordo
DOC: verifica annuale programmata nella finestra ±3 mesi dalla data anniversario, ed evidenza dell'ultima verifica annuale presente a bordo
SMC: unica verifica intermedia programmata fra la seconda e la terza data anniversario
NC da audit esterno affrontate con CAPA tempestive
Interim DOC/SMC (se applicabile) gestito secondo la procedura di bandiera

FAQ

Qual è la differenza tra DOC e SMC?

Il DOC è rilasciato alla Compagnia e attesta la conformità del suo SMS al Codice ISM; l'SMC è rilasciato alla singola nave e attesta che opera secondo il SMS approvato della Compagnia titolare del DOC.

Cosa succede se una verifica periodica di DOC o SMC non viene condotta in tempo?

Il Codice ISM non prevede una decadenza automatica: il §13.9 dispone che l'SMC «should be withdrawn» dall'Amministrazione quando la verifica intermedia del §13.8 «is not requested», e il §13.5 dispone lo stesso per il DOC quando non viene richiesta la verifica annuale del §13.4 — con l'aggravante del §13.5.1, che fa cadere insieme al DOC tutti gli SMC associati. Il certificato resta quindi formalmente valido fino al ritiro, ma entrambe le omissioni sono detainable deficiencies nelle Procedure di port State control (A.1206(34), App. 2, §5): voce .4 per l'SMC, voce .8 per il DOC. In pratica la nave viene fermata. Alcune Amministrazioni di bandiera, nelle proprie circolari, usano direttamente la formula dell'invalidità: è linguaggio amministrativo di quella bandiera, non del Codice.

Cos'è un Interim SMC e quando si usa?

È un certificato provvisorio, di validità limitata (tipicamente fino a 6 mesi), rilasciato a una nave nuova o che cambia gestione/bandiera, in attesa della verifica completa per l'SMC pieno.

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