Guida operativa · Processo SMS

Gestione di una Non Conformity (NC)

Come si apre, si classifica e si chiude formalmente una Non Conformity all'interno del Safety Management System — il cuore del ciclo di miglioramento continuo del Codice ISM.

ISM CodeNon ConformitySMSaudit

Spiegazione operativa

Il Codice ISM definisce la Non Conformity, al paragrafo 1.1.9, come «an observed situation where objective evidence indicates the non-fulfilment of a specified requirement». L'elemento decisivo è l'evidenza oggettiva: è ciò che distingue un rilievo da un'opinione, ciò che rende una NC difendibile o contestabile in appello, e ciò che l'auditor deve poter indicare. Una situazione sollevata senza evidenza oggettiva non è una non conformità.

Il Codice definisce due termini, non tre: non-conformity (1.1.9) e major non-conformity (1.1.10) — «an identifiable deviation that poses a serious threat to the safety of personnel or the ship or a serious risk to the environment that requires immediate corrective action, and includes the lack of effective and systematic implementation of a requirement of this Code». Sono proprio quegli ultimi due elementi a determinare la sospensione dell'SMC e l'esito di una detention ISM-related. L'espressione «minor non-conformity» non compare nel Codice: è una categoria di prassi, introdotta dalle linee guida di implementazione e dalle procedure interne di Organismi Riconosciuti e Compagnie, e va presentata come tale.

La gestione della NC è il meccanismo con cui il Codice ISM traduce il principio del miglioramento continuo in pratica quotidiana: senza un ciclo NC → analisi causa → azione → verifica di efficacia, il SMS resta un documento e non diventa un sistema vivo.

Riferimento normativo

ISM Code, Sezione 9 (Reports and Analysis of Non-Conformities, Accidents and Hazardous Occurrences): la Compagnia deve stabilire procedure per l'identificazione, la segnalazione e l'analisi delle non conformità, oltre che per l'adozione di azioni correttive.

Campo di applicazione

Si applica a ogni Compagnia certificata ISM (DOC) e a ogni nave dotata di Safety Management Certificate (SMC). Le NC emergono da audit interni, da audit esterni di certificazione condotti dall'Amministrazione o dall'Organismo Riconosciuto, da segnalazioni dell'equipaggio e da Near Miss ricorrenti.

Il Port State Control non è fra queste fonti. Il PSC non conduce audit e non emette non conformità: emette deficiency, ciascuna con il proprio action code. Quelle riferite al sistema di gestione della sicurezza sono classificate come ISM-related deficiency e possono dar luogo a detention e a una successiva verifica addizionale da parte dell'Amministrazione o dell'Organismo Riconosciuto — ed è quella verifica, non l'ispezione, a produrre una NC. Aprire una NC nel registro SMS in risposta a una deficiency PSC, e fermarsi lì, significa non attivare la rettifica che l'action code impone.

Procedura / Come si compila

Registrare la NC non appena osservata: cosa, dove, quando, quale requisito del SMS o del Codice ISM non è stato rispettato e soprattutto qual è l'evidenza oggettiva — il documento, la registrazione, la misura, la condizione osservata. Senza di essa il rilievo non è difendibile.
Stabilire se si tratta di una major non-conformity secondo la definizione del paragrafo 1.1.10 — minaccia seria a personale, nave o ambiente, azione correttiva immediata richiesta, oppure mancata attuazione efficace e sistematica di un requisito del Codice. Se non lo è, è una non conformità: l'etichetta «minore», dove la Compagnia la usa, viene dalla propria procedura e non dal Codice.
Condurre un'analisi della causa radice (root cause analysis), non fermandosi al sintomo immediato.
Definire una CAPA (azione correttiva e, se pertinente, preventiva) con responsabile e scadenza.
Verificare l'efficacia dell'azione a distanza di tempo, prima di chiudere formalmente la NC.
Archiviare la NC chiusa nel registro SMS, disponibile per il prossimo audit interno/esterno e per il Management Review.

Diagramma: dalla Non Conformity alla chiusura CAPA

Esempio pratico

Esempio di voce: "NC-2026-014 — classificata minore secondo la procedura della Compagnia (categoria non prevista dal Codice ISM). Riscontrata durante audit interno del 2026-03-12: checklist di manutenzione del winch di ormeggio non compilata per 3 turni consecutivi. Causa radice: assenza di reminder nel piano di manutenzione (PMS). Azione: aggiunto reminder automatico nel PMS + briefing all'equipaggio di coperta. Verifica efficacia: 3 turni successivi controllati, tutti compilati correttamente. NC chiusa il 2026-04-02."

Cosa va tipicamente storto

Diverse detention PSC con causale "ISM related deficiency" nascono non dalla singola non conformità in sé, ma dall'assenza di un sistema NC/CAPA documentato e coerente: gli ispettori, non trovando evidenza di un ciclo di miglioramento continuo funzionante, estendono il dubbio all'intero SMS.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
NC chiusa senza verifica di efficacia dell'azione	La causa radice resta e la NC si ripresenta (NC ricorrente)	Fissare la data di verifica di efficacia quando si registra l'azione come attuata, e tenere la NC aperta — o in uno stato dichiarato di «attesa di verifica di efficacia» — fino a quella verifica. Se l'SMS prevede una chiusura provvisoria, va chiamata così e distinta dalla chiusura definitiva
Analisi limitata al sintomo, non alla causa radice	Azione correttiva inefficace nel tempo	Usare tecniche strutturate (5 Whys, Ishikawa) per le NC maggiori
NC 'minori' ripetute sullo stesso argomento mai aggregate	Un pattern sistemico passa inosservato fino a diventare una NC maggiore o una deficiency PSC	Rivedere periodicamente il registro NC per individuare argomenti ricorrenti

Cosa controlla il PSCO

I Port State Control Officer (PSCO) e gli auditor di certificazione verificano che il registro NC sia aggiornato, che le NC maggiori abbiano generato una CAPA con verifica di efficacia documentata, e che il Management Review abbia effettivamente analizzato i trend delle non conformità.

Suggerimenti operativi

Tieni il registro NC come strumento vivo di lavoro, non come adempimento burocratico da compilare solo prima dell'audit.
Usa una root cause analysis strutturata per ogni NC maggiore.
Rivedi periodicamente le NC minori chiuse: se lo stesso tema ricompare, trattalo come segnale di un problema sistemico.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

NC registrata con data, descrizione e requisito violato
Classificazione assegnata secondo la procedura della Compagnia: il Codice ISM definisce non conformità (par. 1.1.9) e non conformità maggiore (par. 1.1.10), non la categoria «minore»
Causa radice identificata e documentata
CAPA definita con responsabile e scadenza
Verifica di efficacia effettuata prima della chiusura

FAQ

Qual è la differenza tra NC minore e NC maggiore?

Solo la major non-conformity è definita dal Codice ISM (par. 1.1.10). L'espressione «NC minore» non compare nel Codice: è una categoria di prassi, usata dalle linee guida di implementazione e dalle procedure di Compagnia e di certificazione per indicare un'osservazione isolata di mancata conformità a un requisito, senza evidenza di collasso sistemico. La NC maggiore indica invece una carenza seria o sistemica che mette a rischio la sicurezza di persone, nave o ambiente, e può comportare il non rilascio o la sospensione del certificato. Nel parlare con un auditor conviene tenere presente la distinzione: la prima è linguaggio di sistema, la seconda è linguaggio di Convenzione.

Chi può aprire una Non Conformity?

Chiunque nel sistema di gestione: auditor interni/esterni, Comandante, ufficiali, equipaggio, DPA. L'importante è che venga registrata formalmente nel sistema NC della Compagnia.

Una NC maggiore blocca la nave?

Una NC maggiore non equivale automaticamente a un fermo nave, ma può portare alla sospensione del Safety Management Certificate se non affrontata; in ambito PSC, una carenza collegata può contribuire a una detention.

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