Guida operativa · Processo SMS

Management Review

Il momento in cui la Compagnia — non il DPA da solo — si assume formalmente la responsabilità di verificare che il SMS funzioni davvero, non solo che esista sulla carta.

ISM CodeManagement Reviewtop managementSMS

Spiegazione operativa

Il Management Review è la verifica periodica dell'adeguatezza e dell'efficacia continua del Safety Management System, che il Codice ISM attribuisce alla Compagnia (§12.3). Non è un audit (che verifica la conformità puntuale), ma una valutazione strategica: il SMS sta ancora raggiungendo gli obiettivi di sicurezza e protezione ambientale della Compagnia? Serve modificarlo?

Il coinvolgimento diretto del vertice aziendale è la ragion d'essere pratica di questo adempimento: serve a evitare che la sicurezza resti delegata esclusivamente al DPA o agli uffici tecnici, senza reale visibilità e impegno ai livelli decisionali più alti. Va però detto con esattezza come il Codice lo esprime, perché non usa l'espressione «top management»: la valutazione dell'efficacia del SMS è attribuita alla Compagnia (§12.3), l'accesso diretto della Designated Person al «highest level of management» è imposto dal §4, e l'impegno del vertice è enunciato nel Preambolo (§6). È una differenza che conta quando un auditor chiede su quale comma si fonda l'affermazione.

Riferimento normativo

ISM Code, par. 1.4 (Functional Requirements) e par. 12 (Company Verification, Review and Evaluation). La disposizione puntuale è il §12.3: «The Company should periodically evaluate the effectiveness of the SMS in accordance with procedures established by the Company».

Due precisazioni sul numero e sulle parole, perché entrambe circolano sbagliate. Sul numero: fino al 31 dicembre 2014 questa disposizione era il §12.2; la risoluzione MSC.353(92), in vigore dal 1° gennaio 2015, ha inserito un nuovo §12.2 sulla verifica dei compiti ISM delegati e ha rinumerato i commi successivi. Chi cita ancora il §12.2 per l'efficacia del SMS sta leggendo un testo scaduto da oltre dieci anni.

Sulle parole: l'espressione «top management» non compare da nessuna parte nel Codice ISM. Il §12.3 attribuisce la valutazione alla Compagnia, e la Compagnia è un soggetto definito dal §1.1.2, non un livello gerarchico. Questo non significa che il vertice sia estraneo: il §4 impone che la Designated Person abbia «direct access to the highest level of management», e il Preambolo, al §6, dice che «the cornerstone of good safety management is commitment from the top». La sostanza regge, la citazione no: in un audit, presentare «coinvolgimento del top management» come requisito esplicito del Codice espone a una contestazione che si perde, perché l'auditor chiede il numero del paragrafo e quel paragrafo non esiste.

Campo di applicazione

Ogni Compagnia certificata ISM, tipicamente con cadenza annuale (o secondo intervalli definiti nella propria procedura interna), prima o in preparazione delle verifiche esterne applicabili: annuale e di rinnovo per il Document of Compliance, intermedia e di rinnovo per il Safety Management Certificate. Il DOC non ha verifica intermedia, e il Codice non impone di tenere il riesame immediatamente prima di ciascuna verifica esterna: la cadenza la fissa la procedura della Compagnia.

Procedura / Come si compila

Raccogliere gli input: esiti degli audit interni ed esterni, NC aperte/chiuse, Near Miss e incidenti, feedback dell'equipaggio, reclami, risultati di ispezioni PSC/vetting.
Convocare la riunione con la presenza documentata di chi decide sulle risorse, non del solo DPA: il Codice non usa l'espressione «top management», ma il §4 impone alla Designated Person l'accesso diretto al «highest level of management», e senza quel livello nella stanza la valutazione non può produrre decisioni sulle risorse.
Valutare l'adeguatezza delle risorse assegnate al SMS (personale, formazione, budget per manutenzione e sicurezza).
Identificare trend, aree di miglioramento e necessità di modifica di procedure o obiettivi del SMS.
Registrare le decisioni e le azioni assegnate, con responsabile e scadenza, e verificarne l'attuazione nel review successivo.

Esempio pratico

Esempio di verbale: "Management Review 2026 — Analizzate 18 NC (3 maggiori, 15 minori) e 42 Near Miss dell'anno. Trend rilevato: 6 NC minori collegate a manutenzione preventiva in ritardo su due navi della flotta. («NC minore» è una categoria di prassi: il Codice ISM definisce solo la major non-conformity — vedi la scheda dedicata.) Decisione: revisione delle risorse assegnate al reparto manutenzione e audit interno straordinario mirato sulle due navi entro il trimestre successivo."

Cosa va tipicamente storto

Gli auditor di certificazione, durante gli audit esterni di rinnovo del DOC, rilevano come NC un Management Review ridotto a un modulo compilato senza reale discussione documentata, perché in quel caso manca l'evidenza che la valutazione richiesta dal §12.3 sia stata condotta; la partecipazione del vertice non è prescritta dal Codice, ma senza il livello che decide sulle risorse il riesame difficilmente produce le decisioni che deve produrre: questo mina la credibilità dell'intero sistema di gestione agli occhi del certificatore.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Management Review ridotto a modulo compilato senza reale discussione	NC in audit di certificazione per mancata evidenza che la valutazione sia stata condotta al livello che decide sulle risorse	Documentare la riunione con verbale, partecipanti e decisioni concrete
Analisi dei dati (NC, Near Miss) solo quantitativa, senza ricerca di trend	Problemi sistemici restano invisibili fino a un incidente o una deficiency grave	Includere sempre un'analisi dei trend, non solo il conteggio degli eventi
Decisioni del Management Review senza responsabile o scadenza	Le azioni concordate non vengono mai completate	Assegnare sempre responsabile e data a ogni azione decisa

Cosa controlla il PSCO

Il Management Review non è tipicamente oggetto di verifica diretta da parte dei Port State Control Officer (PSCO) (che verificano la nave, non gli uffici a terra), ma è un elemento centrale degli audit esterni ISM (DOC/SMC) e viene spesso richiesto in caso di vetting oil major.

Suggerimenti operativi

Prepara il Management Review con dati aggregati (trend NC, Near Miss, deficiency PSC), non solo elenchi puntuali.
Documenta sempre chi ha partecipato al livello che decide sulle risorse — il «highest level of management» del Codice — non il solo DPA.
Verifica nel review successivo che le azioni decise nel precedente siano state effettivamente completate.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

Input raccolti: audit, NC, Near Miss, incidenti, feedback equipaggio
Partecipazione documentata del livello che decide sulle risorse («highest level of management», §4), non del solo DPA
Analisi dei trend, non solo conteggio eventi
Decisioni registrate con responsabile e scadenza
Azioni del review precedente verificate come completate

FAQ

Con che frequenza va condotto il Management Review?

Il Codice ISM non impone una cadenza fissa, ma richiede che sia periodico; la prassi consolidata nella maggior parte delle Compagnie è annuale, spesso in preparazione dell'audit esterno.

Il DPA può condurre da solo il Management Review?

No, ma la ragione corretta non è quella che si sente di solito. Il Codice non nomina il «top management»: il §12.3 attribuisce la valutazione dell'efficacia del SMS alla Compagnia, e il DPA è una funzione della Compagnia, non la Compagnia. Il DPA prepara e presenta i dati; la revisione e le decisioni impegnano l'organizzazione, e il §4 gli garantisce accesso diretto al vertice proprio perché non decida da solo.

Cosa distingue il Management Review da un audit interno?

L'audit interno verifica la conformità puntuale di procedure e registrazioni (§12.1, a intervalli non superiori a dodici mesi); il Management Review è la valutazione periodica, da parte della Compagnia, dell'efficacia complessiva del SMS nel tempo (§12.3). Non «dal vertice»: il Codice non usa quell'espressione, e attribuisce la valutazione alla Compagnia.

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Ultima revisione sostanziale di questa scheda: 29 agosto 2026 · impronta della pagina 421c6704ab56