Guida operativa · Certificazione e survey

Remote Survey Guidance: Survey, Audit ISM e Verifiche ISPS da Remoto

La MSC-MEPC.5/Circ.17 del 18 giugno 2026 distingue survey HSSC, audit ISM e verifiche ISPS da remoto. Ammissibilità, presenza fisica e autorizzazione della bandiera dipendono dal tipo di attività; le verifiche ISPS remote sono considerate solo in circostanze straordinarie.

Remote Survey GuidanceHSSCMEPC 84MSC 111remote audit

Spiegazione operativa

Preparare una verifica remota significa trasformare la richiesta in un piano controllabile. Per ogni elemento, collegare l’attività e il documento interessati alla modalità proposta, a chi fornisce il riscontro e al risultato da verificare. Il piano deve rendere riconoscibili le attività in presenza e quelle ancora da completare; il rapporto permette poi di seguire gli esiti senza confondere dati ricevuti, elemento verificato e attività conclusa.

La circolare fornisce orientamenti supplementari per ottenere una verifica equivalente alla presenza fisica, senza ridurre lo scopo dei controlli previsti dagli strumenti IMO. La compagnia può richiedere la modalità remota, ma non deciderne autonomamente l’ammissibilità. Occorrono valutazione del rischio, piano dettagliato e accettazione secondo le istruzioni della bandiera e dell’organizzazione riconosciuta autorizzata (RO o RSO per la security). Un elemento non verificabile con sufficiente affidabilità resta da completare in presenza; una buona connessione non rende automaticamente ammissibile un controllo.

Riferimento normativo

MSC-MEPC.5/Circ.17 — 18 giugno 2026, testo definitivo; IRI library. Parte A: disposizioni comuni; B-I: survey HSSC; B-II: audit ISM; B-III e appendice: verifiche ISPS. Rinvii della circolare: A.1207(34), HSSC 2025, §5.14, e A.1188(33), linee guida ISM 2023, §4.8. Applicare anche le istruzioni della bandiera per la nave e l’attività interessate.

Nota sul rinvio: il testo HSSC 2025 A.1207(34) colloca le remote surveys nel §5.15; il §5.14 riguarda le navi destinate al trasporto di personale industriale. Il rinvio §5.14 riportato nella circolare non va usato per individuare la sezione remote nel testo definitivo HSSC. HSSC 2025 §§5.14–5.15.

Campo di applicazione

Survey HSSC — Parte B-I. In condizioni normali, i survey iniziali e di rinnovo non si svolgono da remoto, salvo controlli documentali e dei dati. Per gli altri survey programmati sono ammissibili soltanto porzioni valutate e pianificate, con completamento in presenza: gli stessi elementi svolti da remoto non vanno ripetuti da remoto al survey successivo. Per le navi passeggeri, i survey dei certificati di sicurezza SOLAS e Load Lines, incluso il seguito delle deficienze, non sono ammissibili salvo controlli documentali e dei dati. Considerare età, precedenti deficienze gravi, PSC, fermi e sinistri: in condizioni normali la guidance esclude il remoto oltre 20 anni per cargo, gas carrier, MODU e navi alimentate a LNG, e oltre 15 anni per petroliere e portarinfuse soggette a ESP. Esclude inoltre il ricorso a survey remoti dopo modifiche importanti o sinistri riguardanti scafo o macchinari. Per attività aggiuntive e follow-up la bandiera valuta caso per caso; non presumere che il remoto sia ammesso.

Audit ISM — Parte B-II. Documenti e interviste possono essere esaminati da remoto secondo il piano. Gli audit di bordo interim, iniziali, intermedi, di rinnovo e aggiuntivi richiedono comunque la presenza a bordo per verificare condizioni della nave, attività del personale e pratiche di lavoro. Gli audit aggiuntivi conseguenti al declassamento di una non conformità maggiore si svolgono a bordo. Per il DOC, audit interim, iniziali, di rinnovo e aggiuntivi richiedono la presenza dell’auditor; sono da valutare separatamente l’interim per aggiungere nuovi tipi di nave a un DOC esistente e gli audit annuali fra rilascio/rinnovi quinquennali, per i quali la guidance consente di considerare metodi remoti.

Verifiche ISPS — Parte B-III. Il remoto non è una modalità ordinaria: la bandiera lo valuta caso per caso solo in circostanze straordinarie che impediscono la presenza, nonostante ragionevoli tentativi di organizzarla. Le verifiche iniziali e di rinnovo non si svolgono da remoto. Interim, intermedie e aggiuntive sono soggette alle condizioni specifiche della Parte B-III; i casi del §2 comprendono rinvii consentiti da convenzioni/codici, verifiche intermedie e aggiuntive. Occorre prevedere la validazione dei risultati alla successiva verifica fisica. Il remoto per verificare rettifiche dopo gravi violazioni o carenze di security non è raccomandato. L’appendice distingue elementi YES, NO e ADMIN: quest’ultima categoria richiede la valutazione della bandiera, non equivale a un’autorizzazione generale.

Procedura / Come si compila

Classificare attività, certificato, tipo ed età della nave e precedenti di conformità; individuare gli elementi ammissibili e quelli da svolgere in presenza.
Presentare in anticipo il piano alla RO/RSO e alla bandiera secondo le rispettive competenze: scopo, persone, calendario, tecnologia, prove ed evidenze, verifica fisica e criteri di interruzione.
Provare audio/video, copertura e qualità dei dati; assegnare personale competente e proteggere sicurezza del lavoro e riservatezza. Interrompere se non sono assicurati affidabilità, imparzialità o obiettivi della verifica.
Registrare esiti ed elementi incompleti nel rapporto e completare le attività in presenza entro la finestra applicabile. Per i survey, pianificare anche la verifica successiva degli elementi controllati da remoto.
Gestire le evidenze elettroniche con procedure scritte; il periodo minimo di conservazione è stabilito dalla bandiera secondo il diritto nazionale. La registrazione delle interviste è normalmente vietata: se ritenuta essenziale, documentare nel rapporto la registrazione e il consenso dell’intervistato. Documentare nel rapporto anche l’eventuale presenza di altre persone e, in questo caso, il consenso dell’intervistato.

Esempio pratico

Per un cargo ammissibile, il piano di un survey annuale può prevedere l’esame remoto di registri e determinati test, mantenendo a bordo le verifiche fisiche richieste. Gli elementi svolti da remoto sono identificati per non ripetere la stessa modalità nel survey successivo. Lo stesso piano non può essere trasferito automaticamente a un rinnovo, a una nave passeggeri o a una verifica ISPS.

Cosa va tipicamente storto

Confondere l’ammissibilità di un singolo elemento con quella dell’intero survey; estendere le eccezioni DOC agli audit di bordo; trattare il remoto ISPS come routine; registrare sistematicamente le interviste.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Trattare una porzione ammissibile come un intero survey remoto	Verifiche fisiche necessarie possono essere omesse e il survey può restare incompleto.	Valutare e pianificare ciascun elemento secondo tipo di visita e condizioni della nave; ottenere l’accettazione competente e mantenere il completamento in presenza previsto.
Estendere le possibilità del DOC agli audit di bordo	Condizioni della nave, attività del personale e pratiche sicure possono restare senza l’accertamento a bordo dell’auditor.	Distinguere audit della Compagnia e della nave e pianificare la presenza richiesta dalla Parte B-II, senza trasferire le eccezioni DOC all’SMC.
Programmare una verifica ISPS remota come attività ordinaria	La modalità proposta può non essere ammissibile anche con una connessione affidabile.	Documentare le circostanze straordinarie e sottoporre il caso alla bandiera, applicando limiti e valutazione per elemento della Parte B-III; iniziali e rinnovi non si svolgono da remoto.
Registrare le interviste come evidenza standard	Riservatezza e integrità del colloquio possono essere compromesse.	Rispettare il divieto ordinario; se la registrazione è ritenuta essenziale, documentarla con il consenso nel rapporto. Documentare anche la presenza di altre persone e, in quel caso, il consenso dell’intervistato.

Cosa controlla il PSCO

Validità di certificati ed endorsement, autorizzazioni pertinenti e condizioni effettive della nave. Un certificato con endorsement basato su un survey remoto HSSC ha la stessa validità di quello basato su un survey in presenza; questo non sottrae la nave al PSC. Eventuali parti incomplete devono essere tracciate e risolte dall’autorità competente. Per la security rispettare i limiti di accesso ai documenti sensibili.

Suggerimenti operativi

Usare una matrice per elemento: remoto / presenza / valutazione speciale della bandiera, con responsabilità e scadenze.
Conservare autorizzazione, piano, rapporto ed evidenze secondo le istruzioni applicabili; distinguere evidenze tecniche e registrazioni delle interviste.
Non trasmettere documenti ISPS sensibili senza condizioni accettate dalla bandiera e comunicazioni sicure; se la sicurezza della trasmissione non è garantita, non esaminarli da remoto.

Checklist di preparazione

Categoria e limiti applicabili verificati
Rischio, età e precedenti valutati
Piano e autorizzazioni disponibili
Presenza e controlli successivi pianificati
Criteri di interruzione e connessione provati
Riservatezza, consenso ove necessario e conservazione definiti

FAQ

La compagnia può scegliere autonomamente il remoto?

No. La richiesta richiede valutazione e accettazione secondo la bandiera e la RO/RSO autorizzata, per gli elementi specifici del piano.

Le verifiche ISPS possono essere ordinariamente remote?

No. La Parte B-III le considera solo in circostanze straordinarie, caso per caso; le verifiche iniziali e di rinnovo non si svolgono da remoto.

Si registrano sempre le interviste?

No. La registrazione è normalmente vietata. Se ritenuta essenziale, registrazione e consenso dell’intervistato vanno documentati nel rapporto. Anche l’eventuale presenza di altre persone e, in quel caso, il consenso dell’intervistato vanno documentati nel rapporto. La bandiera stabilisce il periodo minimo di conservazione delle evidenze.

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