Guida operativa · Registri e giornali di bordo

Oil Record Book — Part I (Machinery Space Operations)

Il registro obbligatorio che documenta ogni operazione con idrocarburi in sala macchine: uno dei primi documenti che un Port State Control Officer (PSCO) chiede a bordo.

MARPOL Annex IOil Record BookORBsala macchinePSC

Spiegazione operativa

L'Oil Record Book (ORB) Parte I registra tutte le operazioni relative a olio combustibile e lubrificante svolte in sala macchine: zavorramento e pulizia dei tank combustibile, scarico di acque di sentina, condizione dell'apparecchiatura di filtrazione dell'olio, bunkeraggio e trasferimenti interni. L'ODMCS (Oil Discharge Monitoring and Control System) appartiene alle operazioni cargo/zavorra delle petroliere e si registra nella Parte II, non qui.

Non è un modulo amministrativo secondario: è il documento più controllato durante le ispezioni Port State Control e uno dei principali strumenti con cui le autorità individuano scarichi illeciti (i cosiddetti "magic pipe").

Riferimento normativo

MARPOL Annex I, Regulation 17 (Oil Record Book Part I) e Appendix III (formato standard). Linee guida applicative in MEPC.1/Circ.736/Rev.2 (2011) — "Guidance for the recording of operations in the Oil Record Book Part I". È la guidance applicabile alle registrazioni, e resta tale. Il quadro del 2019-2020 non ha introdotto un nuovo modulo dell'Appendice III: ha reso possibile l'Electronic Record Book approvato dall'Amministrazione. La Ris. MEPC.314(74) emenda gli Annessi I, II e V in questo senso, e la Ris. MEPC.312(74) ne contiene le linee guida. La Ris. MEPC.316(74) emenda invece l'Annesso VI e non riguarda questo registro.

Campo di applicazione

Secondo la Regola 17.1 dell'Annesso I MARPOL, la Parte I è prescritta per ogni petroliera di stazza lorda pari o superiore a 150 GT e per ogni nave di stazza lorda pari o superiore a 400 GT diversa da una petroliera. Non esiste alcun criterio di applicabilità fondato sulla presenza di un separatore acque oleose: installarne uno non fa rientrare nell'obbligo una nave al di sotto di quelle soglie. Le petroliere ≥ 150 GT tengono inoltre la Parte II (operazioni cargo/zavorra).

Procedura / Come si compila

Individuare il codice operazione corretto tra i codici A-I (A: zavorramento/pulizia tank combustibile; B: scarico acque sporche di zavorra; C: raccolta, trasferimento e smaltimento di residui oleosi (sludge); D: scarico non automatico di sentina; E: scarico automatico di sentina; F: condizione dell'apparecchiatura di filtrazione dell'olio (oil filtering equipment); G: scarichi accidentali o eccezionali; H: bunkeraggio combustibile/lubrificante; I: procedure operative aggiuntive).
Registrare l'operazione senza indugio dopo il suo completamento, come prescrive la Regola 17.4, mai in anticipo. La Convenzione non prevede alcuna tolleranza: non esiste una franchigia di 24 ore né «entro il giorno stesso», e una checklist che certificasse la conformità a una simile soglia documenterebbe l'accettazione di un ritardo che la norma non ammette.
Indicare data, codice/voce, quantità (m³), posizione (per gli scarichi) e ogni dettaglio richiesto dal formato IMO.
Il responsabile dell'operazione firma la singola voce.
Il Comandante firma ogni pagina completata, assumendone la responsabilità.
Conservare il registro a bordo per almeno 3 anni dall'ultima registrazione, disponibile per ispezione in ogni momento.

Diagramma: flusso di registrazione

Esempio pratico

Esempio di voce codice H — Bunkeraggio:

Data	Codice	Voce	Registrazione (sintesi)
14-JUL-2026	H	26	Bunkeraggio: luogo e ora, tipo e quantità — 340 MT di HFO ISO 8217 RMG 380, zolfo 0,42% m/m, a Genova da bettolina "Esempio": 210 MT nella cassa FO1, che ora ne contiene 480, e 130 MT nella cassa FO2, che ora ne contiene 300. Sotto-voci da 26.1 a 26.4. BDN allegato. Firmato dal 2° Ufficiale di Macchina.
14-JUL-2026	C	11.4	Residui oleosi (sludge): raccolta dal purificatore nello sludge tank, 0,8 m³, con l'identificazione del tank e della sorgente da cui provengono. È una raccolta, non uno smaltimento: il codice C 12 riguarda lo smaltimento o il trasferimento dei residui già raccolti, e per le sue sotto-voci la capacità del tank non va registrata. Firmato dal 3° Ufficiale di Macchina.

La colonna Voce riporta il numero stampato nell'elenco delle voci dell'Oil Record Book stesso: una serie unica da 1 a 26 attraverso i codici da A a I (codice C: voci 11 e 12; codice F: voci da 19 a 21; codice H: voce 26 con sotto-voci 26.1–26.4). Notazioni come "H1" o "C2", costruite unendo la lettera a un contatore, non esistono nel formato IMO: rendono il registro di difficile lettura in ispezione e sono da evitare. Il formato data è quello prescritto dalla guidance, dd-MONTH-yyyy: la circolare lo scrive espressamente e ne dà l'esempio con il mese abbreviato in lettere. Toglie l'ambiguità giorno/mese senza inventare una convenzione, e il mese in lettere resta leggibile a ispettori di nazionalità diverse.

Cosa va tipicamente storto

Numerosi casi di detention e multe (anche multimilionarie, es. casi noti USCG) sono nati da un ORB con voci mancanti, firme assenti o volumi di sentina incoerenti con la capacità dei tank — spesso collegati a un bypass illegale del separatore ("magic pipe"). In diverse giurisdizioni, fra cui gli Stati Uniti, la falsificazione dell'ORB è perseguita penalmente e non trattata come una semplice deficiency amministrativa.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Operazione non firmata dall'ufficiale responsabile, o pagina completata non firmata dal Comandante	Deficiency PSC, possibile detention	La Regola 17.4 chiede due firme diverse: l'ufficiale firma ogni operazione completata, il Comandante ogni pagina completata. Controllo di chiusura pagina prima della fine del mese o del viaggio
Registrazione con giorni di ritardo o in blocco	Sospetto di alterazione, approfondimento PSCO	Registrare immediatamente dopo ogni operazione
Cancellature o correzioni non tracciate	Perdita di credibilità del documento, possibile reato	Barrare con una riga singola, firmare la correzione, mai usare bianchetto
Volumi di sentina incoerenti con capacità tank/consumi	Indagine su scarichi illeciti	Riconciliazione periodica tra produzione stimata e volumi registrati

Cosa controlla il PSCO

Le voci mancanti o non firmate dell'Oil Record Book restano tra le deficiency MARPOL più frequenti nelle statistiche Paris MoU e Tokyo MOU. Il PSCO confronta i volumi dichiarati con il "sounding" dei tank e con la durata del viaggio: una voce incoerente e non spiegata può dare origine a una deficiency, e nei casi gravi al fermo della nave.

Suggerimenti operativi

Non lasciare mai l'ORB «in sospeso»: la Regola 17.4 richiede che ogni operazione sia registrata senza indugio, non entro la fine della giornata.
Usa il codice e il numero di voce applicabili, seguiti da tutti i particolari che l'Appendice III e la guidance prescrivono per quella voce: alcuni sono necessariamente descrittivi. Il codice non sostituisce i particolari, e un racconto libero non sostituisce la voce prescritta.
Prima di un PSC, verifica che tutte le pagine recenti siano firmate e coerenti con il Bunker Delivery Note e il registro di sentina.
In caso di ORB elettronico, assicurati che sia stato approvato dalla Flag State Administration.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

Tutte le voci del mese sono firmate dal responsabile dell'operazione
Il Comandante ha firmato ogni pagina completata
Ogni voce è registrata senza indugio dopo l'operazione (Reg. 17.4), senza arretrati accumulati
I volumi di bunker coincidono con il Bunker Delivery Note
Nessuna cancellatura non tracciata
Il registro è disponibile e conservato da almeno 3 anni

FAQ

Chi deve firmare ogni voce dell'Oil Record Book?

L'ufficiale responsabile dell'operazione firma la singola voce; il Comandante firma ogni pagina completata, assumendone la responsabilità complessiva.

È ammesso un Oil Record Book elettronico?

Sì, a condizione che il formato elettronico sia stato approvato dalla Flag State Administration (o organismo riconosciuto) secondo le linee guida IMO.

Cosa succede se un PSCO trova una voce mancante?

Nella maggior parte dei casi viene emessa una deficiency; se l'omissione è collegata a un sospetto scarico illecito, può portare a detention e a indagini più approfondite.

Per quanto tempo va conservato l'ORB a bordo?

Almeno 3 anni dall'ultima registrazione, secondo MARPOL Annex I.

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